Tre meddelanden som fyller en avbokad tid

Det kommer ett SMS klockan 14.07. "Hej! Jag måste tyvärr boka av imorgon 11.00, något har kommit upp. Beklagar."

Du läser det i pausen mellan två kunder. Du svarar artigt. Du öppnar bokningsschemat och tittar på tomrummet som nyss skapades. En timme och femton minuter. Klippning och färg. Nära två tusen kronor i utebliven intäkt — bara sådär.

Och det finns ingen på väntelistan. För du har ingen väntelista.

Det är branschens dyraste problem. Och det är mer lösbart än de flesta tror.

Varför återbud inte är ett engångsfel

I frisör- och skönhetsbranschen ligger andelen avbokningar med kort varsel — mindre än 24 timmar — i snitt på 8–12 % av alla bokningar. För en salong med 40 bokningar i veckan innebär det 3–5 avbokade tider. På ett år är det 150–250 luckor i schemat.

Om varje lucka är värd 1 000 kronor i snitt landar den årliga kostnaden på 150 000–250 000 kronor — för en liten salong. Det är pengar som går rakt ut i luften.

Det mest förvånande är att de flesta salongsägare accepterar det som en naturlag. Det är inte. Det är bara ett kommunikationsproblem som aldrig blivit löst.

Varför det inte räcker att "ringa runt"

Den klassiska lösningen är att ringa eller SMS:a runt till kunder som kanske kan rycka in. Det funkar sällan, för när en avbokning kommer klockan 14.07 för morgondagen 11.00 har du kanske 20 timmar på dig — men du är inte på kontoret 20 timmar.

För att fylla luckan behöver du tre saker på samma gång: rätt kunder, rätt kanal och rätt budskap. Det går att göra manuellt. Men det går mycket bättre om det delvis sköter sig självt.

Tre meddelanden som faktiskt funkar

Nedan är tre meddelandetyper som fyller avbokade tider på under en timme i frisör- och skönhetsbranschen.

Meddelande ett — den nära kunden som inte varit på ett tag. "Hej Anna! Fick en oväntad lucka imorgon 11.00. Dig har vi inte sett på ett tag — om du vill är du välkommen in för klippning. Ring eller svara så bokar jag. /Linda" Riktat till en specifik kund. Personligt. Ingen desperation. Hög svarsfrekvens.

Meddelande två — segmentet som ofta bokar just det. "Hej! Vi fick en lucka imorgon 11.00 för färg + klipp. Först till kvarn. Klicka här för att boka: [länk]" Skickat endast till de kunder som tidigare gjort just den behandlingen. Massutskick, men segmenterat så att det känns relevant.

Meddelande tre — micro-erbjudandet för det svårfyllda. "Kort varsel: imorgon 11.00 ledig. 150 kr rabatt om någon hinner ta den innan ikväll." Används sparsamt, bara för verkligt svårfyllda luckor. Den lilla rabatten är oftast värd mycket mer än en tom stol.

Angelina på Studio Idana har vuxit sin bokning genom att systematiskt fylla sena återbudstider. "E-post försvinner lätt i mängden, men ett SMS blir sett. Det gör stor skillnad när vi vill informera om nya behandlingar, fylla sena återbudstider eller bjuda in till något extra."

Varför det är SMS och inte mejl

Öppningsfrekvensen för SMS ligger på 98 %, och 90 % läses inom tre minuter. Mejl ligger på cirka 20 % öppning, och de flesta läses — om de alls läses — först nästa dag.

När du har 20 timmar eller mindre på dig är SMS den enda kanalen som hinner.

Sammanfattning

Sena avbokningar kostar salongsbranschen sexsiffrigt per stol och år, men nästan ingen behandlar det som ett lösbart problem. Det är det. Tre olika typer av SMS — till rätt kunder, i rätt kanal, med rätt budskap — kan fylla merparten av luckorna innan dagen är slut.

Se hur det fungerar i praktiken. Läs hur PayAtt hanterar bokningar och SMS →